Règlement d'ordre intérieur
Version du 26 juin 2021
Le présent règlement d’ordre intérieur, établi en application de l’article 29 des statuts de l’ASBL « Syndrome Moebius Belgique », a pour objectif de doter l’ASBL de règles générales (Titre I), de règles d’éthique et de bonne conduite (Titre II), de règles fondamentales en matière de confidentialité (Titre III), de règles de fonctionnement interne (Titre IV) et de sanctions (Titre V) en cas de non-respect des dispositions du présent règlement d’ordre intérieur.
TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES
1. Le présent règlement d'ordre intérieur est appelé à régir la vie journalière de l'ASBL « Syndrome Moebius Belgique ». Il est applicable à tous les membres de l'ASBL.
2. Le Conseil d'Administration peut proposer des modifications à ce règlement lors de l'assemblée générale. Le présent règlement d’ordre intérieur entre en vigueur dès son adoption par l'Assemblée Générale.
3. Tous les cas litigieux non prévus au présent règlement sont tranchés par le Conseil d'Administration de l'ASBL, sauf mention contraire des statuts.
TITRE II : REGLES D’ETHIQUE ET DE BONNE CONDUITE
4. Chaque membre veillera à respecter les règles d’éthique et de bonne conduite prévues au présent titre dans le cadre de ses activités au sein de l'association.
5. Chaque membre veillera à promouvoir l’image de l'ASBL et à éviter tout comportement ou attitude susceptible de porter atteinte à cette image ou de nuire à la réputation et la renommée de l'association. De même, chaque membre veillera à n’adopter aucun comportement ni ne poser aucun acte susceptible de porter atteinte à l’image et à la réputation des autres membres de l’ASBL.
TITRE III : REGLES FONDAMENTALES DE CONFIDENTIALITE
6. Chaque membre s’engage à garder secrètes les informations confidentielles auxquelles il aurait accès en raison de son implication, en sa qualité de Membre, dans les activités de l'ASBL, quelles qu’elles soient.
7. L'ASBL enregistre, pour son bon fonctionnement interne ou à des fins de recensement, des données personnelles de membres, personnes atteintes par le syndrome de Moebius et de professionnels pouvant être utiles pour la réalisation des buts de l'association. Conformément à la législation en vigueur, toute personne peut demander par écrit, avec accusé de réception, à obtenir une liste complète des informations le concernant enregistrées par l'ASBL, ainsi que leur modification ou suppression.
8. Toute personne peut demander à ne pas être contacté par l'ASBL, et tout membre de l'ASBL s'interdit de contacter, au nom de l'ASBL, toute personne ayant fait cette demande.
A l'inverse, il est demandé à chaque membre de lire tout mail envoyé par l'association, de ne pas bloquer les accusés éventuels demandés (de réception ou de lecture) et d’ajouter l'adresse « contact@syndromemoebius.be » à sa liste de contact.
L'association n'enverra pas de demande de don ou de paiement autre que l'annuelle invitation à renouveler la cotisation, ou suite à une demande préalable de l’intéressé.
9. Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à photographier les participants pendant les différentes rencontres. Ces photos sont susceptibles d’être utilisées pour la promotion de nos activités. La participation à nos activités vaut pour accord d’être ainsi photographié. Toutefois, tout participant peut refuser la publication des photos individuelles le concernant, en envoyant un mail spécifique adressé à contact@syndromemoebius.be avec une demande d’accusé de réception. De même, tout participant peut demander le retrait de notre site web, de toutes photos individuelles le concernant.
De même, pour des publications utilisant des photos individuelles (plaquette informative, site web, ...) en dehors d'une structure d''« album », l'association devra obtenir une autorisation signée de chaque personne, sous la forme d'un formulaire « Droit à l'image ».
TITRE IV : REGLES DE FONCTIONNEMENT INTERNE
10. L'ASBL décline toute responsabilité en cas de vol ou détérioration d’ob jets personnels durant
les activités organisées par celle ci. Chaque participant veillera donc à être vigilant et/ou couvert par une assurance personnelle.
Il en va de même en cas d’accidents lors des déplacements avec un véhicule personnel avant, pendant ou après les activités de l'ASBL. L'ASBL ne pourra être tenue responsable pour ce type d'accident, et chaque membre veillera à avoir son bien assuré par lui même.
11. Les administrateurs doivent se répartir les tâches administratives chaque année lors de la première réunion du conseil d'administration suivant une assemblée générale ordinaire (Article 21 des statuts).
Les tâches à répartir sont les suivantes :
a) Présidence des réunions et Assemblées Générales (Article 15 des statuts)
L'administrateur ayant cette tâche a la charge de présider toute réunion de l'ASBL, et de diriger les discussions, tout en maintenant l'ordre et la discipline. Il veillera à garder l'impartialité nécessaire à la bonne exécution de sa tâche en toute circonstance.
En cas d'ex-aequo lors d'un vote non secret, il a la faculté de doubler son vote de par les statuts. Il lui est suggéré de doubler son vote en tenant compte des votes consultatifs des membres adhérents.
Cet administrateur est également la personne qui gère le suivi légal de l'ASBL (publication des statuts modifiés, dépôt des comptes annuels, budgets prévisionnels, etc...)
L'administrateur en charge de cette tâche pourra utiliser le titre de « Président » jusqu'à la prochaine répartition des tâches.
b) Gestion des correspondances
L'administrateur ayant cette tâche a la charge de s'occuper de toute correspondance de l'association, autant avec les organismes publics ou privés qu'avec toute personne cherchant à entrer en contact avec l'ASBL.
Cette personne a également pour tâche l'information des membres sur les activités de l'association (Envoi des rapports des assemblées générales, dates des manifestations et rencontres organisées, etc...).
Elle gère également la boîte mail « contact@syndromemoebius.be ».
L'administrateur en charge de cette tâche pourra utiliser le titre de « Secrétaire » jusqu'à la prochaine répartition des tâches.
c) Gestion de la comptabilité
L'administrateur ayant cette tâche s'occupe de gérer au mieux toute la comptabilité de l'ASBL.
Il s'occupe de tenir à jou r les mouvements en recettes ou dépenses de l'ASBL, et de les consigner conformément à la législation en vigueur.
Il s'occupe des paiements annuels des dépenses habituelles (assurance, site internet, cotisations, etc.) et des relations avec les banques. I l informe le « secrétaire » de toute cotisation payée.
Chaque année, il présente le bilan de l'exercice clôturé, et le budget prévisionnel pour l'exercice à venir.
L'administrateur en charge de cette tâche pourra utiliser le titre de « Trésorier » jusqu'à la prochaine répartition des tâches.
d) Gestion du site internet
L'administrateur ayant cette tâche s'occupe de gérer le site internet de l'association. Il veille à tenir celui-ci à jour, consultable pour tout un chacun et conforme aux réglementations officielles.
L'administrateur en charge de cette tâche pourra utiliser le titre de « Webmaster » jusqu'à la prochaine répartition des tâches.
e) Gestion des médias
L'administrateur en charge de cette tâche s'occupe de gérer la communication de l'association avec les médias (Journaux, TV, radio locales, etc...).
Chaque année, il présente un rapport des médias contactés, et des articles ou émissions réalisés.
L'administrateur en charge de cette tâche pourra utiliser le titre de « Responsable communication » jusqu'à la prochaine répartition des tâches.
Le conseil d'administration peut créer temporairement de nouvelles tâches si la situation le justifie.
Si la situation devait perdurer plus de 2 ans, ils procéderont à la soumission d'une version adaptée du présent règlement d'ordre intérieur lors de la prochaine Assemblée générale.
12. Les statuts ne précisent pas la méthode à suivre pour les adhérents désirant devenir membre effectif.
Toute personne majeur e peut demander à devenir membre effectif, au moyen d’une lettre écrite motivant le mieux possible sa demande adressée au conseil d’administration.
Ce dernier étudiera consciencieusement toute demande en ce sens et transmettra sa décision lors de l’assemblée générale suivante. Le conseil d’administration n’est pas obligé de détailler les raisons de ses choix, mais il peut le faire.
13. Parrainage de l'association et membres d'honneur
Tout membre de l'association peut proposer la candidature motivée d'une personne par an en tant que « parrain », « marraine » ou « membre d'honneur », par écrit au conseil d'administration.
Celui ci étudiera consciencieusement toute candidature reçue et transmettra sa décision aux membres lors de l'assemblée générale suivant cette décision. Le conseil d'administration n'est pas obligé de détailler les raisons de ses choix, mais il peut le faire.
TITRE V : SANCTIONS
D’une manière générale, toute vie associative nécessite des règles et le respect de celles ci. Le présent règlement est destiné à les fixer, non sous la contrainte mais dans le cadre d’une discipline de vie librement consentie par chacun des membres de l'association. Leur respect seul peut être garant de l’ harmonie nécessaire à la bonne évolution de l'ASBL en général et de chacun de ses membres en particulier. Les mesures disciplinaires qui seraient prises vis à vis d’un membre n’ont d’autre but que d’inciter celui ci au respect de ces règles.
14. Les sanction s imposées par le conseil d’Administration s'étendent de la remarque à l'interdiction temporaire de participer aux activités de l'association, voire même à la suspension (membre effectif) ou l’exclusion (membre adhérent) comme indiqué dans les statuts de l 'ASBL.
L’exclusion d’un membre effectif reste une prérogative de l’assemblée générale.
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